Den Autopilot nennen wir Emma. Emma ist Ihre neue virtuelle Bidmanagerin. Sie prüft Ausschreibungen, bewertet sie gegen Ihr Unternehmensprofil und liefert jeden Morgen eine klare Einschätzung. Ziel ist, dass Sie keine relevante Ausschreibung mehr verpassen und weniger Zeit für manuelle Recherche verlieren. Emma liest alle Quellen, erkennt Zusammenhänge und trifft eine erste Einordnung. Sie arbeitet jeden Tag ohne Pause. Sie liefert nur Ergebnisse, die zu Ihrer gespeicherten Suche und zu Ihrem Profil passen.

In fünf Schritten zu Ihrer neuen Mitarbeiterin

Jeder Schritt ist wichtig. Dieser Artikel erklärt den Ablauf im Detail, zeigt Beispiele und gibt Hinweise für bessere Ergebnisse.

1. Leistungen suchen

Öffnen Sie die semantische Suche Atlas. Geben Sie dort die Leistungen ein, die Ihr Unternehmen anbietet.

Öffnen Sie die Suche und geben Sie die Leistungen ein, die Ihr Unternehmen anbietet. Nutzen Sie einfache Begriffe, die Ihreer Arbeit treffend beschreiben. Beispiel: Aufbau eines Glasfasernetzes, Gebäudereinigung, Software für Anlagenverwaltung. Die Suche erkennt den fachlichen Zusammenhang und findet Ausschreibungen, auch wenn Behörden andere Formulierungen verwenden. Je präziser Ihre Eingabe, desto sauberer die Trefferliste.

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der semantischen Suche haben, empfehlen wir unsere Best Practices. Dort beschreiben wir Beispiele für gute Suchanfragen und fehleranfällige Muster.

Suche speichern

Nach der Eingabe der Leistungen sehen Sie rechts neben dem Suchfeld ein Speichern Symbol. Es hat die Form eines kleinen Ordners. Klicken Sie auf dieses Symbol. Die Suche wird nun unter gespeicherte Suchen abgelegt. Im ersten Screenshot sehen Sie die Position des Symbols.

Gespeicherte Suchen sind die Grundlage für den Autopilot. Sie beschreiben die Art von Ausschreibungen, die Emma jeden Tag prüfen soll.

Menüpunkt gespeicherte Suchen öffnen

Öffnen Sie das Menü in der linken Navigation. Wählen Sie gespeicherte Suchen. Hier sehen Sie alle Suchen, die Sie gespeichert haben. Jede Suche kann einzeln überwacht werden. So können Sie mehrere Strategien parallel verfolgen, zum Beispiel Dienstleistungen, Lieferungen oder bestimmte Regionen.

Suche auswählen und Autopilot aktivieren

Klicken Sie auf die gespeicherte Suche, die Emma überwachen soll. Sie sehen dort ein Toggle. Aktivieren Sie das Toggle. Der Autopilot ist nun aktiv. Ab jetzt prüft Emma jeden Morgen diese Suche.

Sie können den Autopilot jederzeit deaktivieren. Der Vorgang ist umkehrbar. Jede gespeicherte Suche kann einzeln gesteuert werden, damit Sie volle Kontrolle behalten.

Best Practice: Legen Sie gespeicherte Suchen an pro Leistung die Sie suchen. Wenn die gespeicherten Suchen zu eng verwandt sind, werden Sie von Emma Duplikate erhalten, weil die Ausschreibungen auf beide Suchen zutreffen.

Unternehmensprofil einrichten

Das Unternehmensprofil ist der wichtigste Einflussfaktor für die Qualität der Auswertung. Emma nutzt dieses Profil für jede Analyse. Das Profil sollte klar definieren, was Sie anbieten und was nicht. Vage Formulierungen führen zu unsicheren Ergebnissen.

Ein gutes Profil enthält folgende Elemente.

• Klare Beschreibung der Kernleistungen.
• Angaben zu Leistungen, die Sie nicht anbieten zur Abgrenzung.
• Hinweise zu Leistungen, die Sie nur in Kombination anbieten.
• Beispiele aus bisherigen Projekten.
• Hinweise zu Ausschlusskriterien.

Zur Formatierung empfehlen wir eine Formatierung in Markdown:

# Klare Beschreibung der Kernleistungen.

## Leistung 1
## Leistung 2

# Angaben zu Leistungen, die Sie nicht anbieten zur Abgrenzung.

## IT-Beratung ja, allerdings keine Wartung oder Hardware

# Hinweise zu Leistungen, die Sie nur in Kombination anbieten.

## IT-Beratung ausschließlich in Kombination mit dem Einkauf unserer Software

# Beispiele aus bisherigen Projekten.
# Hinweise zu Ausschlusskriterien.

Dies ist nur ein Beispiel. Sollten Sie mit den Ergebnissen noch nicht zufrieden sein, buchen Sie sich gerne über den Menüpunkt “Hilfe” einen Termin und wir schauen uns Ihr Profil gemeinsam an.

Das Profil wird als strukturierter Text in die Bewertung eingebunden. Schreiben Sie in klaren Abschnitten. Nutzen Sie direkte Beschreibungen. Je klarer der Inhalt, desto besser die Analyse.

Ergebnis des Autopilots

Emma startet morgens gegen 09:00. Sie prüft die gespeicherte Suche und bewertet alle neuen Ausschreibungen. Dabei nutzt sie die Inhalte der Ausschreibungen und Ihr Unternehmensprofil.

Wenn Emma passende Ausschreibungen identifiziert, erhalten Sie eine E Mail. Die E Mail enthält eine kompakte Bewertung und Links zu den Ergebnissen. Wenn keine Treffer vorliegen, erhalten Sie keine E Mail. Sie verlieren dadurch keine Zeit.

Emma prüft alle Quellen, die wir täglich erfassen. Eine vollständige Liste der Quellen finden Sie hier.

Aktueller Stand der Analyse

Emma bewertet Ausschreibungen anhand der veröffentlichten Inhalte. Eine automatisierte Dokumentanalyse ist in Vorbereitung. Der Start ist für Q1 2026 geplant. Der Autopilot arbeitet bis dahin ohne Dokumente. Sie sehen in der Detailansicht jedoch die Referenzen zu den Dokumenten und können diese selbst prüfen.

Arbeiten mit Treffern

Wenn Emma eine passende Ausschreibung findet, sehen Sie in der E Mail einen direkten Link zu app.bidpoint.ai. Dort öffnen Sie die Ausschreibung. Sie können sofort mit Emma zu dieser Ausschreibung chatten. Der Chat unterstützt Sie bei Fragen, Zusammenfassungen und Entscheidungen.

Ein Beispiel für einen typischen Tagesablauf

1. Emma prüft alle Quellen und informiert Sie um circa 09:00 über die Ergebnisse.

2. Ein Klick bringt Sie zur Ausschreibung.

3. Sie sprechen im Chat mit Emma über Umfang, Fristen und Besonderheiten.

4. Sie lassen sich eine Zusammenfassung ausgeben und informieren den Fachbereich.

5. Zeit für’s Frühstück :)

Viel Erfolg!