Prompting Guide – 100 Qualifikationsfragen

Tipps für optimale Ergebnisse

Alle Dokumente hochladen – Je mehr Vergabeunterlagen Emma zur Verfügung stehen, desto vollständiger und präziser werden die Antworten.

Prompts anpassen – Die Prompts sind universell formuliert. Sie können Sies ie jederzeit an Ihre spezifische Situation anpassen, z. B. indem Sie konkrete Firmendaten ergänzt.

Nachfragen stellen – Wenn eine Antwort nicht ausreichend detailliert ist, fragen Sie gezielt nach. Emma kann Dokumente erneut durchsuchen und Details vertiefen.

Tipp: Beginnen Sie mit dem Schnellcheck (Fragen 1–10) für eine schnelle Bid/No-Bid-Entscheidung und arbeiten Sie sich dann durch die relevanten Kategorien.

Quellenangaben prüfen – Emma nennt in der Regel das Quelldokument und die Seitenzahl. Verifiziere kritische Informationen immer im Originaldokument.

1. Schnellcheck

10 Fragen für die erste Bid/No-Bid-Entscheidung. Mit diesen Fragen prüfen Sie in wenigen Minuten, ob sich eine Ausschreibung für Ihr Unternehmen lohnt.

Frage 1: Welche Mindest- und Eignungskriterien sind definiert und erfüllen wir sie vollständig?

Suche in allen Dokumenten nach Eignungskriterien, Mindestanforderungen und Teilnahmevoraussetzungen. Liste alle gefundenen Kriterien vollständig auf, gegliedert nach: (1) wirtschaftliche/finanzielle Eignung, (2) technische/fachliche Eignung, (3) sonstige Mindestanforderungen. Nenne jeweils das Quelldokument und die Seitenzahl. 

Frage 2: Welche zwingenden Ausschlussgründe sind aufgeführt und gibt es Punkte, die unser Unternehmen betreffen könnten?

Suche in allen Dokumenten nach Ausschlussgründen, Ausschlusskriterien und Ausschlusstatbeständen. Liste alle genannten Ausschlussgründe auf. Trenne dabei: (1) zwingende Ausschlussgründe, (2) fakultative Ausschlussgründe. Nenne jeweils das Quelldokument. 

Frage 3: Wie sind Referenzanforderungen konkret definiert (Projektgröße, Zeitraum, Auftraggeber-Typ) und wie gut passen unsere bisherigen Projekte dazu?

Suche in allen Dokumenten nach Referenzanforderungen. Extrahiere alle Details: (1) Mindestanzahl geforderter Referenzen, (2) Mindestumsatz oder Mindestauftragswert pro Referenz, (3) geforderter Zeitraum der Referenzprojekte, (4) Anforderungen an den Auftraggeber-Typ, (5) inhaltliche Vergleichbarkeitsanforderungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 4: Wie ist das Verhältnis von Preis zu Qualität im Bewertungsverfahren und wo haben wir realistisch unsere stärkste Position?

Suche in allen Dokumenten nach der Gewichtung von Preis und Qualität im Zuschlagsverfahren. Extrahiere: (1) prozentualer Anteil des Preises an der Gesamtbewertung, (2) prozentualer Anteil der Qualität, (3) alle einzelnen Qualitätskriterien mit ihrer jeweiligen Gewichtung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 5: Welche Verfahrensart wird angewendet und was bedeutet das für unsere Chancen und den Aufwand?

Suche in allen Dokumenten nach der Verfahrensart. Extrahiere: (1) die genaue Bezeichnung des Verfahrens, (2) ob ein vorgelagerter Teilnahmewettbewerb stattfindet, (3) ob Verhandlungsrunden vorgesehen sind, (4) den rechtlichen Rahmen (EU-Verfahren oder national). Nenne das Quelldokument. 

Frage 6: Wie hoch ist das geschätzte Auftragsvolumen und die Laufzeit und lohnt sich der Aufwand der Angebotserstellung?

Suche in allen Dokumenten nach Angaben zum Auftragsvolumen, Auftragswert und zur Vertragslaufzeit. Extrahiere: (1) geschätzter Gesamtauftragswert, (2) Vertragslaufzeit, (3) eventuelle Höchstmengen oder Abrufvolumen. Falls keine Angaben vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

Frage 7: Wie viel Zeit bleibt bis zur Angebotsabgabe und welche Dokumente müssen eingereicht werden?

Suche in allen Dokumenten nach der Angebotsfrist und der Einreichungsliste. Extrahiere: (1) genaues Datum und Uhrzeit der Angebotsfrist, (2) vollständige Liste aller einzureichenden Dokumente und Nachweise. Nenne das Quelldokument. 

Frage 8: Sind Bietergemeinschaften oder Subunternehmer erlaubt und würde das unsere Chancen verbessern?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu Bietergemeinschaften und Subunternehmern. Extrahiere: (1) ob Bietergemeinschaften zugelassen sind und welche Bedingungen gelten, (2) ob Subunternehmer eingesetzt werden dürfen und in welchem Umfang, (3) welche Nachweise bei Bietergemeinschaften oder Subunternehmern erforderlich sind. Nenne das Quelldokument. 

Frage 9: Gibt es Hinweise auf einen Incumbent (aktuellen Auftragnehmer) und wie beeinflusst das unsere Ausgangslage?

Suche in allen Dokumenten nach Hinweisen auf einen bestehenden Auftrag, einen aktuellen Auftragnehmer oder eine Nachfolgeausschreibung. Extrahiere alle relevanten Formulierungen. Falls keine Hinweise vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

Frage 10: Haben wir intern die Kapazität und die Schlüsselpersonen, um dieses Angebot fristgerecht zu erstellen?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen an Schlüsselpersonal, Teamzusammensetzung und personellen Kapazitäten. Extrahiere: (1) geforderte Schlüsselpersonen und deren Qualifikationen, (2) Anforderungen an Kapazitäten oder Personalressourcen, (3) ob CVs oder Lebensläufe eingereicht werden müssen. Nenne das Quelldokument. 

2. Kontext & Rahmenbedingungen

Den Auftraggeber und die Ausschreibung verstehen. Diese Fragen helfen Ihnen, die Ausschreibung im Gesamtkontext einzuordnen.

Frage 11: Welchem Sektor und welcher Behördenebene gehört der Auftraggeber an?

Suche in allen Dokumenten nach Informationen zum Auftraggeber. Extrahiere: (1) vollständiger Name des Auftraggebers, (2) Behördentyp (Bundesbehörde, Landesbehörde, Kommune, öffentliches Unternehmen), (3) Branche oder Sektor, (4) Kontaktdaten. Nenne das Quelldokument. 

Frage 12: Was ist der genaue Gegenstand der Ausschreibung (Liefer-, Dienst- oder Bauleistung)?

Suche in allen Dokumenten nach der Beschreibung des Auftragsgegenstands. Extrahiere: (1) genaue Bezeichnung der ausgeschriebenen Leistung, (2) Leistungsart (Lieferung, Dienstleistung, Bauleistung), (3) kurze Zusammenfassung des Leistungsumfangs. Nenne das Quelldokument. 

Frage 13: Handelt es sich um einen Einzelauftrag, einen Rahmenvertrag oder eine Rahmenvereinbarung?

Suche in allen Dokumenten nach der Vertragsform. Extrahiere: (1) ob ein Einzelauftrag, Rahmenvertrag oder eine Rahmenvereinbarung ausgeschrieben wird, (2) bei Rahmenverträgen: Anzahl der möglichen Auftragnehmer, Abrufmodalitäten, geschätzte Abrufmengen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 14: Welche CPV-Codes werden verwendet und was sagt das über den Markt aus?

Suche in allen Dokumenten nach CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary). Liste alle genannten CPV-Codes mit ihrer Bezeichnung auf. Nenne das Quelldokument. 

Frage 15: Gibt es Hinweise auf die Hintergründe der Ausschreibung und warum wird jetzt ausgeschrieben?

Suche in allen Dokumenten nach Hintergrundinformationen zur Ausschreibung: (1) Grund für die Ausschreibung, (2) Hinweise auf Vorgängerprojekte oder laufende Verträge, (3) strategische Ziele des Auftraggebers. Falls keine Angaben vorhanden, weise explizit darauf hin. 

Frage 16: Handelt es sich um eine Neuvergabe oder eine Nachfolgeausschreibung eines laufenden Vertrags?

Suche in allen Dokumenten nach Hinweisen ob es sich um eine Neuvergabe oder Nachfolgeausschreibung handelt. Extrahiere alle relevanten Formulierungen zu Vorgängerverträgen, bisherigen Auftragnehmern oder laufenden Leistungen. Falls keine Angaben vorhanden, weise explizit darauf hin. 

Frage 17: Wie viele Lose umfasst die Ausschreibung und was sind die inhaltlichen und wertmäßigen Unterschiede?

Suche in allen Dokumenten nach Losen. Extrahiere: (1) Gesamtzahl der Lose, (2) Bezeichnung und inhaltliche Beschreibung jedes Loses, (3) geschätzter Wert je Los falls angegeben, (4) ob auf einzelne oder alle Lose geboten werden kann. Nenne das Quelldokument. 

Frage 18: Kann man auf einzelne Lose bieten oder ist eine Gesamtbewerbung erforderlich?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Losbewerbung. Extrahiere: (1) ob auf einzelne Lose, mehrere Lose oder alle Lose geboten werden muss/kann, (2) Beschränkungen bei der Losanzahl, (3) Kombinationsmöglichkeiten. Nenne das Quelldokument. 

Frage 19: Gibt es eine geschätzte Auftragssumme oder einen Budgetrahmen?

Suche in allen Dokumenten nach Angaben zum Auftragswert oder Budget. Extrahiere alle expliziten Wertangaben. Falls keine Angaben vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

Frage 20: Wer ist der Hauptansprechpartner für Rückfragen und gibt es eine eVergabe-Plattform?

Suche in allen Dokumenten nach Kontaktinformationen und der Kommunikationsplattform. Extrahiere: (1) Name und Kontaktdaten der Ansprechperson, (2) genutzte eVergabe-Plattform, (3) vorgeschriebene Kommunikationswege für Bieterfragen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 21: Liegt der Auftragswert ober- oder unterhalb der EU-Schwellenwerte und welches Vergaberecht gilt?

Suche in allen Dokumenten nach Angaben zum anwendbaren Vergaberecht und zu EU-Schwellenwerten. Extrahiere: (1) ob ein EU-weites oder nationales Verfahren durchgeführt wird, (2) anwendbare Vergabeordnung (VgV, UVgO, VOB/A, SektVO), (3) ob eine EU-Bekanntmachung erfolgt ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 22: Gibt es eine Bieterversammlung oder einen Ortstermin und ist die Teilnahme verpflichtend?

Suche in allen Dokumenten nach Bieterversammlungen, Ortsterminen oder Informationsveranstaltungen. Extrahiere: (1) ob ein Termin vorgesehen ist, (2) Datum und Ort, (3) ob die Teilnahme verpflichtend oder freiwillig ist. Nenne das Quelldokument. 

3. Eignung & Qualifikation

Alle Eignungskriterien systematisch prüfen – von Referenzen über Zertifizierungen bis hin zu finanziellen Kennzahlen.

Frage 23: Welche Eignungskriterien sind als K.O.-Mindestanforderungen definiert und welche sind als Auswahlkriterien für Punkte gedacht?

Suche in allen Dokumenten nach Eignungskriterien. Unterscheide explizit: (1) Mindestkriterien die zwingend erfüllt sein müssen (K.O.-Kriterien), (2) Auswahlkriterien die Punkte im Wettbewerb bringen. Liste beide Gruppen vollständig auf. Nenne das Quelldokument. 

Frage 24: Welche zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB sind explizit genannt?

Suche in allen Dokumenten nach zwingenden Ausschlussgründen. Extrahiere alle genannten Ausschlusstatbestände und zugehörigen Eigenerklärungen. Achte auch auf Formulierungen wie 'zwingend auszuschließen', 'muss ausgeschlossen werden' oder 'strafbare Handlungen'. Nenne das Quelldokument. 

Frage 25: Welche fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB sind aufgeführt und wie viel Ermessen hat der Auftraggeber?

Suche in allen Dokumenten nach fakultativen Ausschlussgründen. Extrahiere: (1) alle genannten fakultativen Ausschlussgründe, (2) Formulierungen die auf Ermessen hindeuten ('kann ausgeschlossen werden'), (3) ob der Auftraggeber Selbstreinigungsmaßnahmen anerkennt. Nenne das Quelldokument. 

Frage 26: Welche finanziellen Kennzahlen werden verlangt (Mindestumsatz, Eigenkapitalquote, Bonitätsnachweise)?

Suche in allen Dokumenten nach finanziellen Eignungsanforderungen. Extrahiere: (1) geforderter Mindestumsatz (Gesamtumsatz oder umsatzbezogen auf den Auftragsbereich), (2) Zeitraum der Umsatzangabe, (3) weitere Finanzkennzahlen oder Bonitätsnachweise, (4) geforderte Nachweisdokumente. Nenne das Quelldokument. 

Frage 27: Welche Versicherungsarten und Mindestdeckungssummen müssen nachgewiesen werden?

Suche in allen Dokumenten nach Versicherungsanforderungen. Extrahiere: (1) geforderte Versicherungsarten, (2) Mindestdeckungssummen je Versicherungsart, (3) wann der Nachweis erbracht werden muss. Nenne das Quelldokument. 

Frage 28: Welche Zertifizierungen sind verpflichtend und müssen sie bei Angebotsabgabe oder erst bei Zuschlag vorliegen?

Suche in allen Dokumenten nach Zertifizierungsanforderungen. Extrahiere: (1) alle geforderten Zertifizierungen und Qualitätsnachweise, (2) Zeitpunkt des Nachweises (Angebotsabgabe oder Zuschlag), (3) ob gleichwertige Nachweise akzeptiert werden. Nenne das Quelldokument. 

Frage 29: Wie sind die Referenzanforderungen konkret ausgestaltet (Anzahl, Mindestauftragswert, Zeitraum, Auftraggeber-Typ)?

Suche in allen Dokumenten nach Referenzanforderungen. Extrahiere vollständig: (1) Anzahl der geforderten Referenzen, (2) Mindestauftragswert je Referenz, (3) zulässiger Referenzzeitraum, (4) Anforderungen an Vergleichbarkeit oder Auftraggeber-Typ, (5) Formblatt oder Vorlage erforderlich. Nenne das Quelldokument. 

Frage 30: Müssen Schlüsselpersonen namentlich benannt werden und welche Qualifikationsnachweise sind gefordert?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen an Schlüsselpersonal. Extrahiere: (1) welche Schlüsselpersonen benannt werden müssen, (2) Qualifikationsanforderungen je Position, (3) ob CVs eingereicht werden müssen und in welchem Format, (4) ob Personen ersetzt werden dürfen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 31: Kann die Eignung durch einen Dritten (Eignungsleihe) nachgewiesen werden und unter welchen Bedingungen?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Eignungsleihe. Extrahiere: (1) ob Eignungsleihe zugelassen ist, (2) welche Bedingungen gelten, (3) welche Nachweise vom Drittunternehmen erforderlich sind, (4) ob für bestimmte Kriterien Eignungsleihe ausgeschlossen ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 32: Welche Bedingungen gelten für Bietergemeinschaften (gesamtschuldnerische Haftung, Federführer)?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen für Bietergemeinschaften. Extrahiere: (1) ob Bietergemeinschaften zugelassen sind, (2) Haftungsregelungen, (3) Anforderungen an den Federführer, (4) welche Eigenerklärungen alle Mitglieder abgeben müssen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 33: Gibt es eine Präqualifikation oder Eignungsprüfung im vorgelagerten Teilnahmewettbewerb?

Suche in allen Dokumenten nach Teilnahmewettbewerb und Präqualifikation. Extrahiere: (1) ob ein Teilnahmewettbewerb vorgelagert ist, (2) wie viele Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, (3) ob Präqualifikation anerkannt wird, (4) Frist für Teilnahmeanträge. Nenne das Quelldokument. 

Frage 34: Ist die Ausschreibung explizit für KMU vorbehalten oder gibt es KMU-freundliche Strukturierungen?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu KMU (kleine und mittlere Unternehmen). Extrahiere: (1) ob KMU-Vorbehalt besteht, (2) Losaufteilung als KMU-Förderung, (3) besondere Erleichterungen für KMU, (4) Obergrenzen für Umsatzanforderungen im KMU-Kontext. Nenne das Quelldokument. 

4. Zuschlagskriterien & Bewertung

Das Bewertungssystem vollständig durchdringen. Emma schlüsselt Gewichtungen, Punktesysteme und Bewertungsformeln auf, damit Sie Ihr Angebot gezielt optimieren können.

Frage 35: Wie ist das Bepunktungssystem vollständig aufgeschlüsselt (alle Kriterien, Unterkriterien und Gewichtung)?

Suche in allen Dokumenten nach dem Bewertungssystem und der Bepunktung. Erstelle eine vollständige Tabelle aller Zuschlagskriterien mit: (1) Kriteriumsbezeichnung, (2) Unterkriterien, (3) Gewichtung in Prozent oder Punkte, (4) maximale Punktzahl je Kriterium. Suche in allen Dokumenten, da Bewertungsdetails oft verteilt stehen. Nenne alle Quelldokumente. 

Frage 36: Welche Qualitätskriterien fließen in die Bewertung ein und was wird inhaltlich darunter verstanden?

Suche in allen Dokumenten nach Qualitätskriterien im Bewertungsverfahren. Extrahiere für jedes Qualitätskriterium: (1) Bezeichnung, (2) inhaltliche Beschreibung oder Anforderungen, (3) Gewichtung, (4) Hinweise darauf was eine gute Antwort ausmacht. Nenne das Quelldokument. 

Frage 37: Nach welcher Formel wird der Preis bewertet (absolut, relativ zum günstigsten Angebot, Preis-Punkte-Verhältnis)?

Suche in allen Dokumenten nach der Preisbewertungsformel. Extrahiere: (1) die genaue Formel oder Methode zur Preisbewertung, (2) ob der günstigste Preis maximale Punkte erhält, (3) wie viele Punkte auf den Preis entfallen insgesamt, (4) ob Teilpreise separat bewertet werden. Nenne das Quelldokument. 

Frage 38: Gibt es eine Mindestpunktzahl in der Qualitätsbewertung und was passiert bei Nichterfüllung?

Suche in allen Dokumenten nach Mindestpunktzahlen oder Mindestschwellen in der Qualitätsbewertung. Extrahiere: (1) ob eine Mindestpunktzahl existiert, (2) Höhe der Mindestpunktzahl, (3) Konsequenzen bei Nichterfüllung (Ausschluss, Abzug). Nenne das Quelldokument. 

Frage 39: Werden bestimmte Referenzen oder Zertifizierungen zusätzlich bepunktet und wie viele Punkte bringen sie?

Suche in allen Dokumenten nach Referenzen oder Zertifizierungen die im Rahmen der Zuschlagskriterien bepunktet werden. Extrahiere: (1) welche Referenzen oder Zertifizierungen Punkte bringen, (2) wie viele Punkte je Referenz oder Zertifizierung vergeben werden, (3) Maximalanzahl anrechenbarer Referenzen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 40: Gibt es einen Mechanismus zur Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote (ULA) und wie läuft das Verfahren ab?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten. Extrahiere: (1) ob ein ULA-Prüfmechanismus beschrieben wird, (2) ab welchem Schwellenwert ein Angebot als ungewöhnlich niedrig gilt, (3) welche Aufklärungspflichten der Bieter hat. Nenne das Quelldokument. 

Frage 41: Wie werden Nachhaltigkeits- oder Umweltanforderungen bewertet (Pflichtanforderung oder Bonuskriterium)?

Suche in allen Dokumenten nach Nachhaltigkeits- und Umweltanforderungen im Bewertungskontext. Extrahiere: (1) ob Nachhaltigkeitskriterien Pflichtanforderung oder Bonuskriterium sind, (2) welche konkreten Kriterien gelten, (3) wie sie gewichtet oder bepunktet werden. Nenne das Quelldokument. 

Frage 42: Gibt es Verhandlungsrunden nach der ersten Angebotsabgabe und welche Kriterien können noch verändert werden?

Suche in allen Dokumenten nach Verhandlungsrunden und Verhandlungsverfahren. Extrahiere: (1) ob Verhandlungen nach Erstangebot vorgesehen sind, (2) wie viele Verhandlungsrunden geplant sind, (3) welche Kriterien verhandelbar sind, (4) ob ein Best-and-Final-Offer vorgesehen ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 43: Werden Life-Cycle-Kosten oder Betriebskosten in die Gesamtbewertung einbezogen?

Suche in allen Dokumenten nach Life-Cycle-Kosten oder Lebenszykluskosten in der Bewertung. Extrahiere: (1) ob Betriebskosten oder Lebenszykluskosten bewertet werden, (2) welche Kostenkategorien einbezogen werden, (3) wie sie im Verhältnis zum Anschaffungspreis gewichtet sind. Nenne das Quelldokument. 

Frage 44: Wie sind Reaktionszeiten, SLAs oder Verfügbarkeit im Bewertungsrahmen gewichtet?

Suche in allen Dokumenten nach Bewertungskriterien zu Reaktionszeiten, Service Level Agreements und Verfügbarkeit. Extrahiere: (1) ob SLAs oder Reaktionszeiten bewertet werden, (2) konkrete Anforderungen, (3) Gewichtung im Bewertungsrahmen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 45: Gibt es vorab definierte Musterlösungen oder Benchmarks, an denen die Bewertung ausgerichtet wird?

Suche in allen Dokumenten nach Hinweisen auf Musterlösungen, Benchmark-Antworten oder Bewertungsmaßstäbe für Qualitätskriterien. Falls keine Angaben vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

5. Kommerzielle Bedingungen

Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen, Haftungsregelungen und weitere kommerzielle Rahmenbedingungen analysieren.

Frage 46: Welche Vertragslaufzeit ist vorgesehen und ab wann beginnt sie zu laufen?

Suche in allen Dokumenten nach Vertragslaufzeit und Vertragsbeginn. Extrahiere: (1) geplante Vertragslaufzeit, (2) Startdatum oder Auslöser für Vertragsbeginn (Zuschlag oder konkretes Datum), (3) geplantes Vertragsende. Nenne das Quelldokument. 

Frage 47: Welche Verlängerungsoptionen bestehen (wie viele, wie lang, unter welchen Bedingungen)?

Suche in allen Dokumenten nach Verlängerungsoptionen und Optionsrechten. Extrahiere: (1) Anzahl möglicher Verlängerungen, (2) Dauer je Verlängerungsoption, (3) Bedingungen oder Fristen für die Ausübung der Option, (4) wer die Option ziehen kann. Nenne das Quelldokument. 

Frage 48: Was ist die Höchstauftragsmenge oder das maximale Abrufvolumen bei Rahmenverträgen?

Suche in allen Dokumenten nach Höchstmengen, Abrufvolumen und Mengengrenzen bei Rahmenverträgen. Extrahiere: (1) maximales Auftragsvolumen oder Höchstmenge, (2) ob Mindestmengen garantiert werden, (3) wie verbindlich die Mengenangaben sind. Nenne das Quelldokument. 

Frage 49: Welche Zahlungsbedingungen und -fristen gelten (Abschlagszahlungen, Meilensteinzahlungen, Zahlungsziel)?

Suche in allen Dokumenten nach Zahlungsbedingungen. Extrahiere: (1) Zahlungsfristen, (2) ob Abschlags- oder Meilensteinzahlungen vorgesehen sind, (3) Voraussetzungen für Zahlungsauslösung, (4) Regelungen zu Verzugszinsen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 50: Ist die Preisstruktur festgeschrieben oder gibt es Preisgleitklauseln und an welchen Index sind sie gebunden?

Suche in allen Dokumenten nach Preisanpassungsregelungen und Preisgleitklauseln. Extrahiere: (1) ob Festpreise vereinbart werden, (2) ob Preisgleitklauseln existieren, (3) welcher Index als Grundlage dient, (4) Modalitäten der Preisanpassung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 51: Welche Vertragsstrafen und Pönalen sind definiert und wie hoch ist die maximale Haftungsexposition?

Suche in allen Dokumenten nach Vertragsstrafen, Pönalen und Konventionalstrafen. Extrahiere: (1) alle definierten Vertragsstrafen mit Auslöser und Höhe, (2) maximale Gesamtobergrenze der Vertragsstrafen, (3) Regelungen zur Anrechnung auf Schadensersatz. Nenne das Quelldokument. 

Frage 52: Gibt es eine Haftungsobergrenze und unterscheidet sie sich nach Schadensart?

Suche in allen Dokumenten nach Haftungsbegrenzungen. Extrahiere: (1) Haftungsobergrenze insgesamt, (2) unterschiedliche Obergrenzen nach Schadensart (Sach-, Personen-, Vermögensschaden), (3) Ausnahmen von der Haftungsbegrenzung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 53: Wer hält die Rechte an im Projekt entstandenen Ergebnissen, Konzepten, Software und Materialien?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu geistigen Eigentumsrechten und Nutzungsrechten. Extrahiere: (1) wer Inhaber der Rechte an Projektergebnissen ist, (2) welche Nutzungsrechte der Auftraggeber erhält, (3) Regelungen zu Urheberrechten, Software und Arbeitsergebnissen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 54: Welche Gewährleistungs- und Garantiepflichten entstehen nach Projektabschluss und für welchen Zeitraum?

Suche in allen Dokumenten nach Gewährleistungs- und Garantieregelungen. Extrahiere: (1) Gewährleistungsdauer, (2) Garantiefristen, (3) Umfang der Gewährleistung, (4) Mängelrügeverfahren. Nenne das Quelldokument. 

Frage 55: Wird eine finanzielle Sicherheit oder Bürgschaft verlangt (in welcher Höhe und Form)?

Suche in allen Dokumenten nach Sicherheitsleistungen und Bürgschaften. Extrahiere: (1) ob eine Sicherheitsleistung gefordert wird, (2) Art der Sicherheit (Bürgschaft, Einbehalt, Depot), (3) Höhe in Prozent des Auftragswertes, (4) wann die Sicherheit zu stellen ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 56: Gibt es Regelungen zur Unterbeauftragung (Vorabgenehmigung, Haftungsübergang, zulässige Anteile)?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Unterbeauftragung und Subunternehmern im Vertrag. Extrahiere: (1) ob Unterbeauftragung genehmigungspflichtig ist, (2) zulässiger Anteil der Unterbeauftragung, (3) Haftungsregelungen für Subunternehmer, (4) Meldepflichten. Nenne das Quelldokument. 

Frage 57: Gibt es Exklusivitätsklauseln oder Wettbewerbsverbote die nach Vertragsende gelten?

Suche in allen Dokumenten nach Exklusivitätsklauseln, Wettbewerbsverboten oder nachvertraglichen Beschränkungen. Extrahiere alle relevanten Formulierungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 58: Welches Recht gilt für den Vertrag und welcher Gerichtsstand ist vereinbart?

Suche in allen Dokumenten nach dem anwendbaren Recht und dem Gerichtsstand. Extrahiere: (1) anwendbares Recht, (2) vereinbarter Gerichtsstand, (3) ob Schiedsgerichtsverfahren vorgesehen sind. Nenne das Quelldokument. 

6. Fristen & Zeitplanung

Alle relevanten Termine im Blick behalten – von Abgabefristen bis zum geplanten Zuschlagszeitpunkt.

Frage 59: Was ist die genaue Frist für die Angebotsabgabe (Datum, Uhrzeit, Plattform)?

Suche in allen Dokumenten nach der Angebotsfrist. Extrahiere: (1) genaues Datum, (2) genaue Uhrzeit, (3) Plattform oder Ort der Abgabe, (4) ob eine elektronische Signatur erforderlich ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 60: Bis wann müssen Bieterfragen gestellt werden und wann ist mit Antworten zu rechnen?

Suche in allen Dokumenten nach Fristen für Bieterfragen. Extrahiere: (1) letzte Frist für Bieterfragen, (2) geplantes Datum für die Beantwortung, (3) Kommunikationsweg für Bieterfragen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 61: Gibt es eine Bindefrist und wie lange sind wir an unser Angebot gebunden?

Suche in allen Dokumenten nach der Bindefrist. Extrahiere: (1) Dauer der Bindefrist, (2) Enddatum der Bindefrist, (3) Regelungen zur Verlängerung der Bindefrist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 62: Wann ist mit der Zuschlagsentscheidung und dem Vertragsstart zu rechnen?

Suche in allen Dokumenten nach dem geplanten Zeitplan für Zuschlagsentscheidung und Vertragsbeginn. Extrahiere alle Zeitangaben. Falls keine Angaben vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

Frage 63: Gibt es einen vorgelagerten Teilnahmewettbewerb und welche Frist gilt dafür?

Suche in allen Dokumenten nach einem Teilnahmewettbewerb. Extrahiere: (1) ob ein Teilnahmewettbewerb stattfindet, (2) Frist für Teilnahmeanträge, (3) welche Unterlagen für den Teilnahmeantrag einzureichen sind. Nenne das Quelldokument. 

Frage 64: Ist eine Nachfrist vorgesehen wenn Unterlagen fehlen oder Nachweise nachzureichen sind?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Nachforderung von Unterlagen. Extrahiere: (1) ob fehlende Unterlagen nachgefordert werden können, (2) welche Unterlagen nachgefordert werden dürfen und welche nicht, (3) Fristen für die Nachreichung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 65: Gilt die Informationspflicht nach § 134 GWB und wie lange ist die Wartefrist vor Vertragsschluss?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Vorabinformation und Wartefrist vor Zuschlag. Extrahiere: (1) ob eine Vorabinformation der unterlegenen Bieter vorgesehen ist, (2) die Wartefrist in Kalendertagen, (3) ob das Verfahren ober- oder unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt. Nenne das Quelldokument. 

7. Einreichung & Formalien

Formale Ausschlussgründe vermeiden. Emma identifiziert alle einzureichenden Dokumente, Formvorgaben und typische Fallstricke.

Frage 66: Welche Dokumente und Nachweise müssen dem Angebot zwingend beigefügt werden und welche können nachgefordert werden?

Suche in allen Dokumenten nach der vollständigen Einreichungsliste. Erstelle zwei Listen: (1) Dokumente die zwingend bei Angebotsabgabe vorliegen müssen, (2) Dokumente die erst auf Anforderung nachgereicht werden können. Nenne das Quelldokument. 

Frage 67: In welcher Form muss das Angebot eingereicht werden (eVergabe-Plattform, elektronische Signatur)?

Suche in allen Dokumenten nach Einreichungsmodalitäten. Extrahiere: (1) Einreichungsweg (eVergabe-Plattform, E-Mail, postalisch), (2) Name der eVergabe-Plattform falls zutreffend, (3) ob eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, (4) ob ein physischer Einwurf zusätzlich nötig ist. Nenne das Quelldokument. 

Frage 68: Welche formalen Anforderungen gelten (Seitenzahl, Schriftgröße, Dateiformat, Sprache)?

Suche in allen Dokumenten nach formalen Anforderungen an die Angebotsdokumente. Extrahiere: (1) Seitenbegrenzungen, (2) Schriftart oder -größe, (3) geforderte Dateiformate, (4) Sprache des Angebots, (5) Vorgaben zu Struktur oder Gliederung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 69: Welche Eigenerklärungen oder Formulare sind zwingend auszufüllen und gibt es vorgeschriebene Vorlagen?

Suche in allen Dokumenten nach Eigenerklärungen und vorgeschriebenen Formularen. Liste alle auf: (1) Name des Formulars oder der Erklärung, (2) ob eine vorgeschriebene Vorlage verwendet werden muss, (3) wer die Erklärung abgeben muss. Nenne das Quelldokument. 

Frage 70: Dürfen eigene Unterlagen (Broschüren, Referenzpräsentationen) beigefügt werden oder nur geforderte Formulare?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu zusätzlichen eigenen Unterlagen. Extrahiere: (1) ob eigene Unterlagen beigefügt werden dürfen, (2) Beschränkungen oder Verbote für Zusatzmaterial, (3) ob zusätzliche Unterlagen in die Bewertung einfließen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 71: Welche typischen Formfehler führen zum sofortigen Ausschluss?

Suche in allen Dokumenten nach Ausschlussgründen aufgrund von Formfehlern. Extrahiere alle Situationen die zum formalen Ausschluss führen: (1) fehlende Unterschriften, (2) verspätete Abgabe, (3) unzulässige Änderungen an Formularen, (4) fehlende Pflichtunterlagen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 72: Müssen Nebenangebote separat gekennzeichnet werden und sind sie überhaupt zugelassen?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zu Nebenangeboten. Extrahiere: (1) ob Nebenangebote zugelassen sind, (2) Anforderungen an die Kennzeichnung, (3) Mindestanforderungen für Nebenangebote, (4) ob Nebenangebote bewertet werden. Nenne das Quelldokument. 

Frage 73: Gibt es Vorgaben zur Preisstruktur (Einheitspreise, Pauschalpreise, Positionspreise)?

Suche in allen Dokumenten nach Vorgaben zur Preisstruktur und zum Preisblatt. Extrahiere: (1) geforderte Preisart (Einheitspreis, Pauschale, Stundensatz), (2) Struktur des Preisblatts, (3) Hinweise zur Kalkulationsgrundlage. Nenne das Quelldokument. 

Frage 74: Welche Nachweise zu Compliance, Datenschutz (DSGVO) oder IT-Sicherheit sind einzureichen?

Suche in allen Dokumenten nach Compliance-, Datenschutz- und IT-Sicherheitsnachweisen. Extrahiere: (1) geforderte Datenschutznachweise oder -erklärungen, (2) IT-Sicherheitsnachweise, (3) Compliance-Zertifikate, (4) ob ein Datenschutzkonzept einzureichen ist. Nenne das Quelldokument. 

8. Konzept & Lösungsansatz

Erfahren Sie, was der Auftraggeber in Ihrem Konzept sehen will – von Methodik über Schlüsselpersonal bis zu Nachhaltigkeitsanforderungen.

Frage 75: Ist ein Konzept oder Lösungsvorschlag gefordert und wie viel Gewicht hat er in der Gesamtbewertung?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen an ein Konzept oder einen Lösungsvorschlag. Extrahiere: (1) ob ein Konzept gefordert wird, (2) prozentualer Anteil des Konzepts an der Gesamtbewertung, (3) grobe inhaltliche Anforderungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 76: Welche inhaltlichen Anforderungen stellt die Ausschreibung an das Konzept (Struktur, Mindestinhalte)?

Suche in allen Dokumenten nach inhaltlichen Anforderungen an das Konzept. Extrahiere: (1) Pflichtkapitel oder Mindestinhalte, (2) inhaltliche Schwerpunkte, (3) spezifische Fragen die das Konzept beantworten muss. Nenne das Quelldokument. 

Frage 77: Welche Projektmethodik oder welcher Umsetzungsansatz wird vom Auftraggeber erwartet oder bevorzugt?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen oder Hinweisen zur bevorzugten Projektmethodik. Extrahiere alle Formulierungen die auf einen bestimmten Ansatz oder eine Methodik hindeuten. Falls keine Angaben vorhanden sind, weise explizit darauf hin. 

Frage 78: Gibt es Vorgaben zu Umfang und Format des Konzepts (Seitenzahl, Gliederung, Anhänge)?

Suche in allen Dokumenten nach Formatvorgaben für das Konzept. Extrahiere: (1) maximale Seitenzahl, (2) vorgeschriebene Gliederung oder Kapitelstruktur, (3) Regelungen zu Anhängen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 79: Welche spezifischen technischen Anforderungen muss das Konzept adressieren?

Suche in allen Dokumenten nach technischen Anforderungen die im Konzept adressiert werden müssen. Extrahiere alle spezifischen technischen Vorgaben: (1) Technologien oder Standards, (2) Schnittstellen, (3) Systemanforderungen, (4) technische Mindeststandards. Nenne das Quelldokument. 

Frage 80: Welche Nachhaltigkeits-, Umwelt- oder Sozialstandards sind im Konzept zu berücksichtigen?

Suche in allen Dokumenten nach Nachhaltigkeits- und Sozialanforderungen für das Konzept. Extrahiere: (1) konkrete Nachhaltigkeitsstandards oder -ziele, (2) Umweltanforderungen, (3) soziale Standards wie Mindestlohn oder Gleichstellung, (4) ob Zertifikate nachzuweisen sind. Nenne das Quelldokument. 

Frage 81: Müssen Schlüsselpersonen im Konzept namentlich beschrieben und ihre Rollen zugewiesen werden?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen zur Beschreibung von Schlüsselpersonen im Konzept. Extrahiere: (1) ob Schlüsselpersonen im Konzept genannt werden müssen, (2) welche Positionen beschrieben werden sollen, (3) Umfang der Personenbeschreibung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 82: Sind Pilotphasen, Testläufe oder Proof-of-Concept-Schritte im Konzept vorzusehen?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen zu Pilotphasen, Tests oder Proof-of-Concept. Extrahiere: (1) ob Pilot- oder Testphasen gefordert werden, (2) Umfang und Zeitplan, (3) Erfolgsmetriken. Nenne das Quelldokument. 

Frage 83: Welche Qualitätssicherungs- oder Controllingmechanismen erwartet der Auftraggeber im Konzept?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen zu Qualitätssicherung und Controlling im Konzept. Extrahiere: (1) geforderte QS-Mechanismen, (2) Berichtspflichten und Monitoring, (3) Kontrollmechanismen des Auftraggebers. Nenne das Quelldokument. 

9. Projektdurchführung

Anforderungen an Zeitpläne, Abnahmekriterien, Berichtspflichten und die operative Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber.

Frage 84: Gibt es einen detaillierten Leistungskatalog oder Zeitplan und wie verbindlich ist dieser?

Suche in allen Dokumenten nach einem Leistungskatalog oder Projektzeitplan. Extrahiere: (1) ob ein verbindlicher Zeitplan existiert, (2) Hauptmeilensteine und Termine, (3) ob der Zeitplan verhandelbar ist oder fest vorgegeben. Nenne das Quelldokument. 

Frage 85: Welche Abnahmekriterien und Leistungskennzahlen (KPIs/SLAs) sind definiert und wer entscheidet über die Abnahme?

Suche in allen Dokumenten nach Abnahmekriterien und Leistungskennzahlen. Extrahiere: (1) Abnahmekriterien und -prozess, (2) definierte KPIs oder SLAs, (3) wer die Abnahme entscheidet, (4) Konsequenzen bei Nichtabnahme. Nenne das Quelldokument. 

Frage 86: Welche Berichte, Nachweise und Dokumentationspflichten bestehen während und nach dem Projekt?

Suche in allen Dokumenten nach Berichts- und Dokumentationspflichten. Extrahiere: (1) Art und Häufigkeit der Berichte, (2) Inhalte der Berichte, (3) Abschlussdokumentation, (4) Aufbewahrungspflichten. Nenne das Quelldokument. 

Frage 87: Sind bestimmte Kommunikations- oder Berichterstattungsrhythmen mit dem Auftraggeber vorgegeben?

Suche in allen Dokumenten nach Kommunikations- und Abstimmungsanforderungen. Extrahiere: (1) Häufigkeit von Statusgesprächen oder Jour Fixes, (2) vorgeschriebene Kommunikationskanäle, (3) Eskalationswege. Nenne das Quelldokument. 

Frage 88: Welche Vorleistungen oder Beistellungen werden vom Auftraggeber erbracht (Infrastruktur, Daten, Personal)?

Suche in allen Dokumenten nach Beistellungen und Vorleistungen des Auftraggebers. Extrahiere: (1) welche Ressourcen der Auftraggeber bereitstellt, (2) Infrastruktur, Daten oder Personal die beigestellt werden, (3) Zeitpunkt der Bereitstellung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 89: Gibt es besondere logistische, lokale oder ortsbezogene Anforderungen?

Suche in allen Dokumenten nach logistischen und ortsbezogenen Anforderungen. Extrahiere: (1) Einsatzort oder Standorte, (2) Präsenzpflichten, (3) logistische Sonderanforderungen, (4) Reise- oder Anwesenheitsanforderungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 90: Muss der Anbieter eine lokale Präsenz oder Niederlassung in der Nähe des Einsatzorts nachweisen?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen an lokale Präsenz oder Niederlassungen. Extrahiere: (1) ob ein lokaler Standort gefordert wird, (2) Entfernungsvorgaben, (3) Reaktionszeitanforderungen die eine Lokalpräsenz implizieren. Nenne das Quelldokument. 

Frage 91: Welche Anforderungen bestehen an Reaktionszeiten bei Störungen oder Eskalationen?

Suche in allen Dokumenten nach Reaktionszeitanforderungen. Extrahiere: (1) definierte Reaktionszeiten nach Störungskategorien, (2) Eskalationsstufen, (3) Konsequenzen bei Überschreitung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 92: Sind Übergangsmanagement oder Migrationsleistungen von einem Vorgängerauftragnehmer gefordert?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen zu Übergangsmanagement und Migration. Extrahiere: (1) ob Transition- oder Migrationsleistungen beschrieben werden, (2) Übergabepflichten des Vorgängers, (3) Zeitplan für den Übergang. Nenne das Quelldokument. 

10. Risiken & Compliance

Vertragliche Risiken, Datenschutzanforderungen, Compliance-Pflichten und Kündigungsregelungen frühzeitig identifizieren.

Frage 93: Welche Risiken benennt die Ausschreibung explizit und wie werden Maßnahmen zur Risikominimierung bewertet?

Suche in allen Dokumenten nach explizit genannten Risiken und Risikominimierungsanforderungen. Extrahiere: (1) alle genannten Projektrisiken, (2) ob Risikomanagement im Konzept bewertet wird, (3) Anforderungen an einen Risikoplan. Nenne das Quelldokument. 

Frage 94: Gibt es Klauseln zur Vertragsänderung oder Mengenanpassung und kann der Auftraggeber einseitig ändern?

Suche in allen Dokumenten nach Vertragsänderungsklauseln und einseitigen Anpassungsrechten. Extrahiere: (1) ob der Auftraggeber einseitige Änderungsrechte hat, (2) Bedingungen für Mengenanpassungen, (3) Kompensationsregelungen bei Änderungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 95: Welche Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen sind verbindlich (DSGVO, BSI-Grundschutz, ISO 27001)?

Suche in allen Dokumenten nach Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen. Extrahiere: (1) geforderte Datenschutzstandards, (2) IT-Sicherheitsstandards und -zertifizierungen, (3) ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich ist, (4) Datenlokalisierungsanforderungen. Nenne das Quelldokument. 

Frage 96: Gibt es Anforderungen an Mindestlohn, Tariftreue oder soziale Standards gemäß Tariftreuegesetzen der Länder?

Suche in allen Dokumenten nach Mindestlohn- und Tariftreueanforderungen. Extrahiere: (1) ob Tariftreue gefordert wird und nach welchem Gesetz, (2) Mindestlohnvorgaben, (3) Eigenerklärungspflichten zur Tariftreue. Nenne das Quelldokument. 

Frage 97: Welche Anforderungen stellt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im Rahmen dieses Vertrags?

Suche in allen Dokumenten nach Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Extrahiere: (1) ob LkSG-Anforderungen explizit genannt werden, (2) welche Erklärungen oder Nachweise gefordert werden, (3) Anforderungen an die Lieferkette des Auftragnehmers. Nenne das Quelldokument. 

Frage 98: Gibt es Regelungen zur Vertragsaufhebung oder zum vorzeitigen Ausstieg und wie sind Restansprüche geregelt?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Vertragsbeendigung und Kündigung. Extrahiere: (1) Kündigungsrechte beider Parteien, (2) Kündigungsfristen, (3) außerordentliche Kündigungsgründe, (4) Vergütung bei vorzeitiger Beendigung. Nenne das Quelldokument. 

Frage 99: Welche Anforderungen gelten für den Umgang mit vertraulichen Daten und Informationen des Auftraggebers?

Suche in allen Dokumenten nach Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsanforderungen. Extrahiere: (1) Geheimhaltungspflichten, (2) Umgang mit klassifizierten Informationen, (3) Regelungen nach Vertragsende, (4) Sicherheitsüberprüfungen für Personal. Nenne das Quelldokument. 

Frage 100: Gibt es Rügeobliegenheiten und welche Fristen gelten um Vergabeverstöße rechtzeitig zu rügen?

Suche in allen Dokumenten nach Regelungen zur Rügeobliegenheit und Nachprüfungsverfahren. Extrahiere: (1) Rügefristen für erkannte Vergabeverstöße, (2) Hinweise auf Nachprüfungsverfahren, (3) Zuständige Nachprüfungsstelle. Nenne das Quelldokument.